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Die von den KZ-Häftlingen gesendeten Briefe wurden an die UGIF geschickt, die sie aufzeichnen musste, bevor sie an ihre Empfänger weitergeleitet wurde. In diesem Fonds befinden sich die Datei zur Nachverfolgung der Briefe sowie der nicht zugestellten Briefe.
Im März 2019 wurde diese rekonstruierte Datei der Shoah-Gedenkstätte zur Digitalisierung im Rahmen einer Partnerschaftsvereinbarung mit dem Historischen Verteidigungsdienst (SHD
Die Datei stammt von der Korrespondenz- und Familiensuchabteilung (Service 36) des UGIF, die sich in 4 rue Pigalle in Paris 9 befand
Zwischen 1942 und 1944 musste dieser Dienst etwa 4.000 Briefe von Deportierten (hauptsächlich Auschwitz und seine Satelliten) und ihren kommandos verwalten. Die Korrespondenz wurde zensiert und beschränkte sich auf die obligatorischen Sätze (in Deutsch) wie: «ich bin OK», «ich arbeite».
Der Empfang eines Briefes wurde dem Empfänger durch eine Musterkorrespondenz angezeigt, in der die anzuwendenden Anweisungen aufgeführt waren: zwei Briefe pro Monat auf Deutsch mit ausschließlich familiären Nachrichten, die ohne Umschlag oder in einem Umschlag ohne Umschlag zu überreichen sindvor dem 5. oder 20. eines jeden Monats in der Abteilung 36 versiegelt.
Der Fonds umfaßt 2910 Karteikarten sowie 259 nicht zugestellte Briefe. Die ursprüngliche Datei wird von der DAVCC im SHD Caen unter den Bezeichnungen AC 22 P 3065 bis AC 22 P 3078 aufbewahrt.
Diese Blätter enthalten, soweit sie vollständig sind, den Namen, Vornamen, Geburtsdatum und -ort des Deportierten, die Daten seiner Festnahme und Deportation, seine Adresse im Lager, die Daten der ankommenden und abgehenden Briefe sowie die Namen und Adressen der Empfänger. Briefe, die nicht bei den Empfängern eingegangen sind, werden im Fonds aufbewahrt. Kurz nach der Befreiung wurden diese Dokumente vom Ministerium für Gefangene, Deportierte und Flüchtlinge (MPDR) zum Zeitpunkt der Auflösung der UGIF-Dienste eingeholt, um das Schicksal jüdischer Familien zu klären.